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Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft · Steuern · Recht GmbH, Stuttgart

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Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:ISBN: 978-3-7910-4107-0Bestell-Nr.: 13011-0001
ePDF:ISBN: 978-3-7910-4105-6Bestell-Nr.: 13011-0150
ePub:ISBN: 978-3-7910-4106-3Bestell-Nr.: 13011-0100

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

© 2018 Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft · Steuern · Recht GmbH
www.schaeffer-poeschel.de
info@schaeffer-poeschel.de

Umschlagentwurf: Goldener Westen, Berlin
Umschlaggestaltung: Kienle gestaltet, Stuttgart
Satz: Claudia Wild, Konstanz

September 2018

Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart
Ein Unternehmen der Haufe Group

Vorwort

Auf die Frage: „Was fällt Ihnen zum Beruf des Steuerberaters ein?“ kommt fast immer die gleiche Antwort: „Das ist aber ein ganz schön trockener Beruf.“ Es kommen nicht Adjektive wie „uninteressant“, „nervig“ oder „doof“, nein, es kommt immer „trocken“. Trockener Beruf, trockene Kanzleien, trockenes Image. Das ist sehr schade, denn der Beruf des Steuerberaters ist viel besser als sein Ruf. Ein Steuerberater ist natürlich in erster Linie Steuerberater, aber auch Unternehmensberater, Vermögensberater, Anwalt, Psychologe und Paartherapeut. Er ist manchmal Superman und James Bond in einem, veranlasst Scheidungen und Versöhnungen und rettet Menschen vor der „Krake Finanzamt“. Als völlig unterschätztes Multitalent müsste er eigentlich mit Held, Retter und Kämpfer beschrieben werden. Aber sein Image ist trocken und verstaubt. Woher kommt diese Diskrepanz?[2]

Vielleicht rührt sie daher, dass unsere Branche ein Monopol auf die lukrative Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen in Deutschland hat. Und das Problem mit allzu mächtigen Monopolen ist, dass sie die Preise erhöhen und die Leistungen senken, arrogant und träge werden, altmodisch bleiben und sich nicht erneuern. Niemand strengt sich mehr richtig an, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten zu begeistern.

Leider verhalten sich viele meiner Berufskollegen so, als hätten sie wirklich ein Monopol und das auch noch für immer. Staatlich garantiert und unerschütterlich. Deshalb verhalten sich Steuerberater oft nicht wie professionelle Unternehmer, die sich jeden Auftrag erkämpfen müssen. Professionelle Unternehmer machen sich selbst und ihr Unternehmen möglichst attraktiv, um möglichst viele Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten zu binden und neue zu gewinnen. Aber viele Steuerberater tun das nicht. Warum auch? Die Kunden kommen aus Angst vor dem Finanzamt von selbst, die Mitarbeiter sind zu träge zum Wechseln, die EDV-Anlage aus dem Jahr 2010 läuft noch und die Steuerberatervergütungsverordnung[3] des Staates sorgt noch immer für enorme Gewinne.

In solch einem Wunderland bewegen wir uns. Ist das nicht herrlich? Und die meisten Kollegen sind der Meinung, dass sich dies niemals ändern wird, weil das Steuerrecht so kompliziert ist und wir gebraucht werden. Doch ich denke nicht mehr so. Denn die Zukunft der Steuerberatung in Deutschland sieht alles andere als rosig aus:

Diese Veränderungen kommen als riesige Welle auf uns zu, die alles und jeden mitreißen wird, der sich nicht professionell auf die Zukunft eingestellt hat.

Mit diesem Buch und meiner Akademie für Steuerkanzleioptimierung (AFS, s. www.patrikluzius.com) möchte ich helfen, meinen geliebten Beruf Steuerberater zu retten. Ich möchte Ihnen helfen, das Hamsterrad zu verlassen und Ihre berufliche und private Freiheit zurückzugewinnen, die Sie früher hatten. Ich möchte mithelfen, dass sich alle Steuerberater wie professionelle Unternehmer verhalten und die über 500.000 Arbeitsplätze in unserer Branche sichern. Denn wir Steuerberater in Deutschland beraten vier Millionen deutsche Unternehmen und tragen so dazu bei, Deutschland zu mehr Wohlstand zu verhelfen.

Bitte lesen und arbeiten Sie dieses Buch unbedingt von vorne nach hinten durch, da die Reihenfolge entscheidend für Ihren Erfolg ist. Betrachten Sie es als Leitfaden und erstellen Sie einen individuellen Plan, wie Sie was in welcher Zeit mit welchen Personen in Ihrer Kanzlei ändern können. Damit werden Sie beim Thema Digitalisierung und Automatisierung auf der Gewinnerseite stehen.

Und starten Sie nicht erst, wenn Sie eine zu 100 % perfekte Lösung haben. Sondern schon dann, wenn Sie nur eine zu 60 % perfekte Lösung haben. Fassen Sie den Mut, jetzt zu handeln![5]

 

Mainz, im Juli 2018

Ihr Patrik Luzius

Geleitwort

Steuerberater sind schon ganz spezielle Menschen. Jeder braucht sie, niemand wertschätzt sie richtig. Sie sind fachlich brillant, betrachtet man jedoch ihre unternehmerischen Qualitäten, stellt man fest, dass hier noch Luft nach oben ist.

Um diese Qualitäten zu verbessern und Deutschlands Steuerkanzleien systematisch zu optimieren, ist einer von ihnen angetreten. Ein Praktiker seit über 20 Jahren, der weiß, wovon er spricht, der kein Blatt vor den Mund nimmt, der alles selbst ausprobiert hat und der seine Kolleginnen und Kollegen weiterbringen will. Patrik Luzius ist Steuerberater mit ganzem Herzen, so habe ich ihn kennen- und schätzen gelernt. Man spürt sofort, dieser Mann will etwas bewegen.

Ich wünsche ihm, dass ihm mit seiner Energie und Leidenschaft gelingt, wovon Deutschland nur profitieren kann, nämlich dass Deutschlands Unternehmer nicht nur von fachlich brillanten, sondern auch von unternehmerisch exzellenten Steuerberatern beraten werden.

 

Im Juli 2018

Hermann Scherer

1   Vergangenheitsverklärung

Erfolgsimpuls

Arbeiten Sie konsequent an der Zukunft Ihrer Kanzlei, tappen Sie nicht in die Vergangenheits-Falle!

Stimmt Ihre Blickrichtung?

Kennen Sie das amerikanische Journal, die einfachste Form der doppelten Buchführung? Das waren noch Zeiten, als wir damit arbeiteten! 11 Konten auf 48 Seiten, und fertig war der Jahresabschluss. Bei Ebay für 50 Euro heute noch erhältlich. Abteilung: Antiquariat. Ja, es existiert noch, das amerikanische Journal. Aber wer braucht es noch in Zeiten moderner Rechnungswesen-Programme, die auf Knopfdruck eine Bilanz ausspucken? Hoffentlich keine deutsche Steuerkanzlei mehr – steht das amerikanische Journal der digitalisierten Steuerkanzlei doch diametral entgegen.[6]

Für mich ist es vielmehr ein Sinnbild für eine vergangene Einfachheit und Transparenz, die es im früheren deutschen Steuerrecht durchaus gab. Kinder wurden im Mantelbogen der Einkommensteuererklärung in wenigen Zeilen verarbeitet. Heute muss es schon die zweiseitige „Anlage Kind“ sein. Auch die Umsatzsteuer war noch durchschaubar. Heute verstehen sie nur noch wenige Experten in Gänze.

Wie konnte es dazu kommen? Ich sehe die Ursache im Gerechtigkeitswahn der Politiker. Sie wollen alles für jeden Einzelnen gerecht machen. Aber Einzelfallgerechtigkeit bleibt ein Wunschtraum. Mit ein paar Gesetzen lassen sich niemals über 80 Millionen Bürger in Deutschland gerecht besteuern. Jeder Fall ist anders gelagert. Dennoch versucht der Gesetzgeber seit dem Ersten Weltkrieg, die Gesetze für jeden Einzelfall gerecht zu machen. Dadurch werden sie immer komplexer. Hinzu kommen zahlreiche Durchführungsverordnungen, Richtlinien, OFD-Verfügungen, die Finanzgerichts-Rechtsprechung, BFH-Rechtsprechung, EUGH-Rechtsprechung, Urteile des Bundesverfassungsgerichts und überdies so manches Reichsfinanzhofsurteil, das die Zeiten überdauert hat.

Orientierung in Richtung Zukunft

Aber war es denn zu Zeiten des amerikanischen Journals wirklich so viel besser? Meine Antwort darauf ist eindeutig: Nein, das war es nicht. Und die Vergangenheit zu verklären und ihr hinterherzutrauern, ist der falsche Weg. Kanzleiinhaber, die an der „guten alten Zeit“ festhalten und sich nicht an die Moderne anpassen, werden auf kurz oder lang ihren Kanzleiwert erheblich reduzieren und dann vom Markt verschwinden.[7]

Digitalisierung beispielsweise ist das zentrale Thema für die deutschen Steuerkanzleien, eine IT-Ausstattung auf der Höhe der Zeit wird von Jahr zu Jahr wichtiger. Mit verstaubten Hilfsmitteln und manuellen Arbeitstechniken lassen sich Kanzleien nicht mehr wettbewerbsfähig halten. Alle Kanzleien hängen am Tropf des technischen Fortschritts.

Untrennbar damit verbunden sind weitere Bereiche, in denen Sie tätig werden müssen: Mit einer Kanzleiorganisation etwa, die Sie vor zehn Jahren aufgesetzt haben, werden Sie die nächsten zehn Jahre nicht überleben. Und auch Ihre Mitarbeiter müssen Sie ins Boot holen: Stetes Weiterlernen, die Umsetzung neuer Prozesse und das Arbeiten am digitalisierten Arbeitsplatz sollten in Ihrer Kanzlei selbstverständlich sein. Ihre Anregungen dazu und Impulse zu konkreten Themen holen Sie sich bei der Konkurrenz. Rufen Sie dort an und fragen, ob Sie sie besuchen können: Benchmarking und Best Practise werden Ihnen zeigen, wie es die Besten der Branche machen. Warum sollten Sie das nicht auch können?

Lassen Sie sich und Ihre Mitarbeiter in der Zeit des Wandels einige Monate begleiten, bis die ersten Erfolge eintreten, die sich wiederum selbst verstärken. Das macht Ihnen Lust auf Wandel! Die Kosten für Coaches und Coachingprogramme sind Investitionen in Ihre beste Geldanlage, die Sie haben – Ihre Kanzlei.[8]

Trauern Sie also nicht einer vermeintlich schöneren Vergangenheit hinterher, sondern stellen Sie die Weichen für die Zukunft Ihrer Kanzlei!

Handlungsempfehlungen

2   Breiter aufstellen – vom Steuerberater zum Unternehmensberater

Erfolgsimpuls

Ein fachlich guter Steuerberater ist nicht automatisch auch ein guter Unternehmer. Aber Steuerkanzleien sollten sich zu Unternehmensberatungskanzleien weiterentwickeln, da im Kanzleiportfolio die Steuerberatung ab- und die Unternehmensberatung zunehmen wird. Die Wirtschaft braucht gute Unternehmer, die andere Unternehmer gut beraten können. Und das nicht nur steuerlich, sondern in der gesamten Bandbreite der Betriebswirtschaftslehre.[9]

Viele Steuerberater sind schlechte Unternehmer

Wer ist eigentlich ein Unternehmer? Für einen Steuerberater ist die Antwort sonnenklar – und nachzulesen in § 2 Abs. 1 UStG: „Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.“

Diese Definition aus dem Umsatzsteuerrecht kennen alle Steuerberater nicht nur auswendig, sondern die meisten von ihnen nehmen sie auch für sich selbst in Anspruch: „Ja, ich bin ein Unternehmer“, sagen sie sich. „Ich bin selbständig und Freiberufler und habe viele treue Kunden, also bin ich auch ein guter Unternehmer.“

Um aber ein guter Unternehmer zu sein, braucht es sehr viele Fähigkeiten – die ein Steuerberater, wenn überhaupt, nur an der Universität oder der Fachhochschule gelernt haben kann. Dazu gehören: Führung, Management, Personalwesen, Marketing, Steuerlehre, Rechnungswesen, Kostenrechnung, Controlling, Risikomanagement, Kommunikation, Vertrieb, Informatik, Recht, Mathematik, Einkauf, Prozesse, Finanzierung, Vermögensschutz und -mehrung, Planung, Organisation, Kontrolle, Innovationsmanagement, Change-Management, Ethik, Umweltschutz, Soziologie, Psychologie und Unternehmertum (Entrepreneurship). Das ist eine beeindruckende, wenn nicht gar furchteinflößende Aufzählung. In der Vorbereitung zur Steuerberaterprüfung wurden nur 2 der oben genannten 28 Fähigkeiten gelehrt. Das sind gerade einmal 7 %![10]

Meine provokante These lautet daher: Die meisten Steuerberater sind sehr gute Steuerberater, aber schlechte Unternehmer.

Unternehmer brauchen Ihre betriebswirtschaftliche Beratung

Bevor Sie mir eine böse E-Mail schreiben oder dieses Buch gleich in den Müll werfen, möchte ich Ihnen gerne erläutern, wie ich auf diese These komme. Zunächst einmal: Wir sitzen alle in einem Boot. Ich möchte nicht Sie oder unseren Berufsstand beleidigen, sondern einfach auf die oben genannte Tatsache hinweisen. Nehmen Sie das bitte nicht persönlich! Ich möchte auch nicht behaupten, dass Sie alle 28 Fähigkeiten sehr gut beherrschen müssen, um ein sehr guter Unternehmer zu sein. Allerdings sollten Sie die Mehrzahl der oben genannten Fähigkeiten gut bis sehr gut beherrschen, um Ihre Kunden sehr gut beraten zu können. Denn Ihre größten und wichtigsten Kunden sind wiederum Unternehmer, die Ihre Beratung dringend benötigen.

Ihre Unternehmenskunden suchen zunächst die klassische steuerliche Beratung: Sie wollen, dass Sie das zu versteuernde Einkommen durch steuerliche Gestaltung reduzieren und alles Dazugehörige mit dem Finanzamt regeln. Die steuerliche Beratung macht allerdings lediglich den kleineren Teil Ihrer Aufgaben aus – denn sie hat nur kleinere Effekte auf die Entwicklung der Unternehmen Ihrer Kunden.[11]

Wesentlich größere Effekte hat die betriebswirtschaftliche Beratung Ihrer Unternehmenskunden. Wie Ihre Kunden den Umsatz steigern, Kosten sparen, die interne Kommunikation verbessern, die Organisation optimieren, Unternehmens- und Personalführung verbessern – darum geht es.

Betriebswirtschaftliche Beratung ist wichtiger als steuerliche Beratung

Ich wette mit Ihnen: Auch Sie realisieren gerade, dass diese betriebswirtschaftliche Beratung wesentlich wichtiger als die rein steuerliche Beratung ist. Nichtsdestoweniger führt sie in deutschen Steuerkanzleien ein Schattendasein. Nahezu jede Kanzlei bietet sie zwar auf der Homepage an, führt sie aber in der Praxis eher selten durch. Jede Kanzlei weiß aber auch, dass eine betriebswirtschaftliche Beratung öfter notwendig wäre – und scheitert dennoch immer wieder daran.

Dies hat folgende Gründe:

So bleiben viele Beratungsmöglichkeiten ungenutzt und die Kanzleien bieten sie gar nicht aktiv an. Schließlich verdienen sie in den klassischen Beratungsfeldern Finanzbuchführung, Lohnbuchführung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse genug Geld. Noch sind sie nicht auf die betriebswirtschaftliche Beratung von Unternehmenskunden angewiesen. Noch!

Wandeln Sie sich vom Steuerberater zum betriebswirtschaftlichen Berater

Innerhalb der nächsten zehn Jahre wird sich dies radikal verändern, da die Digitalisierung die Geschäftsbereiche Finanzbuchführung und Steuererklärungen massiv angreifen wird. Weil in diesen beiden Geschäftsbereichen heute mehr als 50 % des Kanzleiumsatzes erzielt wird, ist hier Vorsicht geboten! Die Kanzleien in Deutschland sollten es innerhalb der nächsten zehn Jahre schaffen, den Wandel von der klassischen Steuerberatung zu mehr betriebswirtschaftlichen Beratungen zu meistern, wenn sie keine Umsatzverluste oder gar Insolvenzen riskieren wollen. Dies setzt allerdings viel mehr unternehmerische Fähigkeiten der Kanzleileitungen und der Mitarbeiter voraus – wer diese Fähigkeiten nicht hat, kann weder jetzt noch in Zukunft betriebswirtschaftliche Beratung im großen Stil anbieten.[13]

Fortbildung zu betriebswirtschaftlichen Themen wird deshalb in den nächsten Jahren das Maß der Dinge für Kanzleileitung sowie Mitarbeiter sein. Diese Fortbildung kann durch Beauftragung externer Berater und Coaches, Anschaffung von Fachliteratur, Nutzung von Datenbanken, externe Kanzleivergleiche (Benchmarking) und interne Teamgespräche und/oder Seminare erfolgen. Um ein fundiertes betriebswirtschaftliches Wissen aufzubauen, wird es meines Erachtens circa zwei bis drei Jahre intensiver Fortbildung bedürfen. Die Kanzleileitung sollte mithilfe externer Berater ein Fortbildungskonzept erstellen, das sie dann Stück für Stück umsetzt. Darin sollen neue Dienstleistungsangebote im betriebswirtschaftlichen Bereich entwickelt werden, abgestimmt auf die Bedürfnisse, Größe und Rechtsformen der Unternehmenskunden.

Beispiele für neue betriebswirtschaftliche Dienstleistungen sind:

Fragen Sie Ihre Kunden, was sie brauchen

Wenn Sie nun das Thema „Recherche nach passenden betriebswirtschaftlichen Seminaren“ auf die Agenda des nächsten Kanzlei-Meetings gesetzt haben – warten Sie noch einen Moment. Der allerwichtigste und erste Schritt sollte hier nämlich sein: Fragen Sie Ihre Kunden, was sie außerhalb der Steuerberatung noch von Ihnen benötigen. Wenn Sie die Antworten auf diese Frage nicht kennen, laufen Sie Gefahr, ein Dienstleistungsangebot an den Kunden vorbei zu entwickeln.[14]

Ich verspreche Ihnen, dass Sie überrascht sein werden von den Antworten, die Sie auf Ihre Fragen bekommen! Die Kunden verlangen in allen Umfragen und Statistiken nämlich immer mehr aktive Beratung von ihrem Steuerberater, als diese es sich je vorstellen können. Ganz nebenbei können Sie sich als Top-Berater beweisen: Wenn Sie die Frage nach den Kundenbedürfnissen stellen, werden einige Kunden Sie zunächst verwundert anschauen, dann aber angenehm überrascht sein, von Ihnen umfassend beraten werden zu können.

Ein Wort zur Honorierung der neuen Angebote:

Handlungsempfehlungen

3   Leitbild oder Leidbild?

Erfolgsimpuls

Wir brauchen ein neues Leitbild für die Steuerkanzlei – kein altes Leidbild. Leiten Sie und leiden Sie nicht, denn dafür ist Ihr Leben zu kurz![17]

Ein Blick in die Zukunft des Steuerberatungsmarktes

„Die fetten Jahre sind vorbei“ – unter diesem Titel formulierte das Steuerberatermagazin (NWB-Verlag, 30.11.2015) fünf Thesen, wie sich der Steuerberatungsmarkt bis 2025 vermutlich entwickeln könnte:

Niemand weiß, wo die Reise der Steuerberatungsbranche hingeht – aber jeder ahnt, dass kein Stein auf dem anderen bleiben wird. Jeder Steuerberater, der noch keine 60 Jahre alt ist, wird sich nicht mehr so wie früher schadlos in die Rente retten können. Ein „Weiter so wie bisher!“ wird ab sofort nicht mehr funktionieren, denn die Digitalisierung wird alles verändern. Und das wird schneller passieren, als wir heute vermuten. Dagegen hilft nur eins: das Geschäftsmodell „Steuerberatung“ permanent an die Realität anzupassen. Und dafür wiederum braucht es dreierlei: ein neues Leitbild, konkrete Ziele und eine gute Strategie. Damit werden wir den Wandel schaffen!

Zuerst kommen die Werte

Alles beginnt also mit einem neuen Leitbild für die Steuerkanzlei. Aber was ist das überhaupt – ein Leitbild?

„Ein Leitbild ist eine schriftliche Erklärung einer Organisation über ihr Selbstverständnis und ihre Grundprinzipien. Es formuliert einen Zielzustand (Realistisches Idealbild). Nach innen soll ein Leitbild Orientierung geben und somit handlungsleitend und motivierend für die Organisation als Ganzes sowie auf die einzelnen Mitglieder wirken. Nach außen (Öffentlichkeit, Kunden) soll es deutlich machen, wofür eine Organisation steht.“ (Seite „Unternehmensleitbild“, in: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie, abgerufen am 23.07.2018)

Die „Organisation“ in dieser Definition ist in unserem Fall die Kanzlei. Sie ist ein eigenständiger Organismus, quasi eine fremde Person – so wie eine GmbH, die eigenständig lebt und rechtsfähig ist. Das gilt auch für die inhabergeführte Einzelkanzlei. An diesen Gedanken muss man sich erst gewöhnen, aber er hilft dabei, die Kanzlei als lebendiges Lebewesen und Organismus zu sehen – nicht zuletzt, um ihr weniger bzw. keinen Schaden zuzufügen.[19]

Wie schafft es nun die Kanzleileitung konkret, ein Leitbild zu entwickeln?

Wenn man etwas Großes und Wichtiges verändern möchte, dann sollte man dies nicht in der gewohnten Umgebung, hier also der Kanzlei, beginnen. Gehen Sie in ein schönes Hotel oder Seminarhaus oder an einen anderen Ort, an dem Ruhe, Störungsfreiheit und Kreativität herrschen. Handy aus, Mailprogramm aus, alles aus. Dann erarbeiten sich die Mitglieder der Kanzleileitung ein neues Leitbild für ihre Kanzlei – eine externe Moderatorin oder Moderator ist dabei sehr zu empfehlen.

Der erste Schritt: Machen Sie sich zunächst Gedanken über Ihr persönliches Wertesystem und danach über das für Ihre Kanzlei. Hier ein paar praktische Beispiele der wichtigsten Werte, für die meine Kanzlei und ich stehen; sie sind so auch auf unserer Internetseite veröffentlicht:

Wenn wir übrigens von „Kunden“ anstelle von „Mandanten“ sprechen, so ist das ein gutes Beispiel für eine bereits umgesetzte Veränderung in meinem Wertesystem: Dem Wort „Kunde“ wohnt bewusst und unbewusst eine höhere Wertschätzung inne. „Der Kunde ist König!“ Diese Aussage passt in ein modernes, unternehmerisch handelndes Steuerberatungsunternehmen, das wir sind.

So entwickeln Sie eine Vision

Nachdem Sie nun Ihre Werte formuliert haben, schließen Sie die Augen und stellen Sie sich Ihre Kanzlei in zehn Jahren vor. Wo werden die Kanzleiräume sein? Werden Sie überhaupt noch Räume brauchen? Welche Mitarbeiter werden dort arbeiten? Wie groß wird die Kanzlei sein? Welche Technik werden Sie nutzen? Welche Kunden werden Sie haben und welche nicht? Wie viel werden Sie in der Woche arbeiten? Welche Leistungen bieten Sie an und welche nicht? Welche Werte werden Sie vertreten?

Denken Sie völlig frei und verrückt! Alles ist erlaubt! Schreiben oder malen Sie alles auf! Übertreiben Sie maßlos! Seien Sie wie ein Kind! Seien Sie grenzenlos! Lassen Sie Ihre zukünftige Kanzlei vor Ihrem inneren Auge entstehen! Sehen Sie das große Bild, das „Big Picture“? Das ist Ihre Vision! Schreiben Sie alles ins Leitbild![21]

Unser Altkanzler Helmut Schmidt sagte einmal fast schon patzig in einem Interview: „Wer Visionen hat, der soll zum Arzt gehen.“ Ich widerspreche ihm ausdrücklich! Eine Kanzlei ohne Vision weiß nicht, wohin ihre Reise führt. Wenn sie keine Vision haben, gehen Kanzleileitung und Mitarbeiter im Klein-klein des Tagesgeschäfts unter und schaffen sich planlos zu Tode. Lassen Sie das nicht zu!

Wenn Sie als Kanzleileitung in den Kanzleialltag zurückgekehrt sind, berufen Sie am besten sofort ein Teamgespräch mit dem gesamten Team ein. Stellen Sie darin die Werte und das Leitbild allen Mitarbeitern vor. Diskutieren und verbessern Sie es. Regeln Sie Konsequenzen bei Verstößen. Verabschieden Sie das Leitbild und lassen Sie es von allen unterschreiben.

Danach integrieren Sie die ausformulierten Werte und das Leitbild in die schriftliche Unternehmenskultur der Kanzlei; auf sie komme ich in einem späteren Kapitel noch ausführlich zurück. Schließlich sollte das Leitbild auf der Internetseite der Kanzlei veröffentlicht werden. Das Leitbild gibt Kanzleileitung, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten Orientierung darüber, wofür die Kanzlei steht. Das Leitbild soll ab dann in der täglichen Praxis gelebt werden.

Was haben Sie nun erreicht? Sie haben ein schriftliches Wertesystem und ein schriftliches Leitbild – es ist der erste Schritt Ihrer neuen Strategie hin zu einem modernen, unternehmerisch handelnden Steuerberatungsunternehmen. Herzlichen Glückwunsch!

Angst ist ganz normal

Doch auf diesem Weg in Ihre Kanzleizukunft funkt jetzt manchmal ein Gefühl der Angst dazwischen, lässt Sie nachts nicht schlafen, macht Sie unsicher… Das kennen wir alle und es ist durchaus möglich, dass auch Sie vor dieser großen Veränderung gewisse Ängste entwickeln. Das ist völlig normal und genau deswegen thematisiere ich es hier.[22]

Ängste haben immer eine Warnfunktion, treiben uns aber auch an. Ich möchte mich in diesem Buch, meinen Webinaren und Coachings nur auf das Positive konzentrieren und negative Ängste der Leser und Teilnehmer abbauen. Die Angst vor Misserfolg und die Sorge, Fehler zu machen, hält viele Menschen davon ab, ein schönes positives Leben voller Leidenschaft zu führen. Die Folge ist ein Leben mit angezogener Handbremse. Diese Handbremse versuche ich zu lösen. Ängste und Sorgen kosten nur sinnlose Energie, die besser in die Umsetzung der neuen Kanzleistrategie fließen sollte.

Kleine Hilfe: Schreiben Sie auf, was Ihnen in den letzten Monaten den Schlaf geraubt hat und was davon tatsächlich eingetreten ist. In den meisten Fällen werden Sie notieren: „Nichts von meinen Befürchtungen ist eingetreten.“ Diese Übung zeigt, dass die meisten Ängste und Sorgen sich nur im Kopf abspielen und niemals real eintreten.

Die Angst vor der Veränderung ist eine der Grundängste der Menschheit. Ich möchte diese positiv nutzen. Dieses Buch kann Auslöser einer sehr großen Veränderung für Ihre Kanzlei sein und es ist verständlich, wenn Sie gewisse Ängste entwickeln. Gehen Sie bitte immer davon aus, dass ich nur das Beste für Sie, Ihre Kanzlei und Ihre Mitarbeiter möchte. Genauso werden Ihre Mitarbeiter Ängste vor einer großen Veränderung haben. Auch deren Ängste müssen durch intensive Kommunikation reduziert und überwunden werden – Angst bekämpft man am besten mit Realität, Kommunikation und indem man sich der Angst stellt. Je weniger Ängste Kanzleileitung und Mitarbeiter haben, desto erfolgreicher wird die Umsetzung einer großen Veränderung gelingen.[23]

„Zweifeln Sie niemals daran, dass eine Person oder eine kleine Gruppe von Menschen die Welt verändern kann. Das ist das einzige, was bisher funktioniert hat.“

Hermann Scherer

Handlungsempfehlungen

4   Ohne Ziel ist jeder Schuss kein Treffer

Erfolgsimpuls

Mit einer professionellen Zielplanung erreichen Sie mehr Erfolg für Ihre Kanzlei, als Sie sich heute vielleicht vorstellen können. Haben Sie konkrete Ziele visualisiert, landen Sie mit jedem Schuss einen Treffer![24]

Ziele machen glücklich

Wer sich keine Ziele setzt, ist ständig auf der Suche, immer auf dem Weg, aber oft in der falschen Richtung. Das heißt im Umkehrschluss: Je konkreter seine Ziele sind, desto erfolgreicher und glücklicher wird ein Mensch. Und das wiederum ist keine Vermutung von mir, sondern Ergebnis einer wissenschaftlichen Untersuchung: Die Harvard-Universität hat 1979 in einer Studie zu Schulabgängern über einen Zehnjahreszeitraum folgende Ergebnisse ermittelt: 83 % der Abgänger hatten keine konkreten Ziele für ihre Zukunft. 14 % der Abgänger hatten zwar Ziele, diese aber nicht schriftlich fixiert. Diese 14 % erzielten zehn Jahre später das dreifache Einkommen der ersten Gruppe. Nur 3 % der Abgänger hatten schriftlich fixierte Ziele. Diese 3 % erzielten zehn Jahre später das zehnfache Einkommen der ersten Gruppe.

Das sind beeindruckende Zahlen, wie ich finde – und das beste Argument dafür, konkrete schriftliche Ziele für Ihre Kanzlei zu entwickeln. Ihr Nutzen aus der besseren Zielerreichung wird mehr Geld, mehr Zufriedenheit und mehr Lebensqualität sein. Ohne Ziele geht im Leben nichts voran, es herrscht Stillstand. Erreichte Ziele machen Menschen glücklich und bringen uns weiter.

Hier einige Beispiele für gängige Ziele:

Ziele sollten SMART sein

Als am sinnvollsten hat es sich erwiesen, 5-Jahres-Ziele und 1-Jahres-Ziele festzulegen, da diese Zeiträume noch realistisch einzuschätzen sind. Alles, was jenseits eines Zeitraums von fünf Jahren liegt, befindet sich im Bereich der Vision. Die Ziele sollten zudem in den Bereichen der „7 G“ angesiedelt sein. Damit sind die unterschiedlichen sieben Bereiche Ihres Lebens gemeint:

Diese Bereiche Ihres Lebens sollten sich in einer ausgewogenen Balance befinden, damit Sie glücklich sind. Mehr dazu weiter unten.

Aber wie sollten die Ziele nun konkret aussehen, damit sie sich gut in die Tat umsetzen lassen? Hier hat sich die sogenannte SMART-Methode bewährt. Die Großbuchstaben stehen jeweils für eine Eigenschaft eines Ziels:

Ich möchte Ihnen ein Beispiel für ein Ziel nach der SMART-Methode geben:

Jede Kanzlei sollte sich ihre eigenen Ziele erarbeiten, definieren, schriftlich fixieren und mit den Mitarbeitern besprechen. Ohne die Mitarbeiter geht nichts bei der Zielerreichung. Also gilt auch hier: Auf die permanente Kommunikation zwischen Kanzleileitung und Mitarbeitern kommt es an. Die beste Kommunikations-Plattform ist das regelmäßige Teamgespräch, auf das ich später noch ausführlich eingehe.

„Ziele sollten immer so präsent sein wie ein Bildschirmschoner.“

Hermann Scherer

5-Jahres-Ziele: langfristige Planung

Fünf Jahre sind ein Zeitraum, für den die Kanzleileitung noch eine realistische Planung erstellen kann. Dazu gehört eine ausführliche Analyse des Marktumfeldes der Zukunft. Welche Themen, Techniken, Trends, Konkurrenz, Entwicklungen und Bedürfnisse wird es in den nächsten Jahren geben? Passen Werte, Vision und Kultur der Kanzlei dazu? In Kurzform: Stimmt der Kurs noch? 5-Jahres-Ziele sind eine wichtige Voraussetzung, um von der langfristigen Vision zu den kurzfristigen 1-Jahres-Zielen zu kommen. Ohne sie wird es schwer, 1-Jahres-Ziele zu formulieren.

Wie können Sie nun konkret vorgehen? Empfehlenswert ist es, dass die Kanzleileitung im Rahmen eines Strategie-Workshops außerhalb der Kanzleiräume, ausgehend von der Vision, die 5-Jahres-Ziele mit jährlichen Zwischenzielen entwirft und diese schriftlich festhält. Diese werden priorisiert und mit den Mitarbeitern besprochen. Zum Schluss verabschieden alle gemeinsam die erarbeiteten Ziele. Dadurch entsteht ein guter Teamspirit, was die Chancen erhöht, dass diese Ziele auch erreicht werden. Welcher Maßnahmen es konkret dazu bedarf, lesen Sie in Kapitel 5.[28]

Ein gutes Beispiel für ein 5-Jahres-Ziel ist die strategische Positionierung einer Kanzlei. Sie könnte eine Standardkanzlei, eine Produktionsfabrik oder eine Boutique sein.

Jeder dieser Kanzleitypen hat unterschiedlich qualifizierte Mitarbeiter, anders laufende Prozesse und unterschiedliche Renditen. Eine Produktionsfabrik benötigt kaum qualifizierte Mitarbeiter, während hingegen eine Boutique sehr hoch spezialisierte Mitarbeiter braucht. Je nachdem, wo die Kanzleileitung in fünf Jahren stehen möchte, muss sie sich die entsprechenden Ziele setzen und eine Strategie erarbeiten, wie sie dorthin gelangen möchte.[29]

Die 5-Jahres-Ziele geben somit einen konkreten Fahrplan für die nächsten Jahre einer Kanzlei vor. Dies schafft Klarheit, Transparenz und Energie und bringt die Kanzlei jedes Jahr Schritt für Schritt weiter – sie steht mit einem schriftlichen 5-Jahres-Ziel-Plan wesentlich erfolgreicher da als ohne.

1-Jahres-Ziele: mittelfristige Planung

Die 5-Jahres-Ziele sind eine wichtige Voraussetzung, um die 1-Jahres-Ziele festlegen zu können – und die wiederum sind der Zwischenschritt, um die Kanzleiziele noch weiter herunterzubrechen und am Ende zu detaillierten Wochenplänen zu kommen. Mehr dazu in Kapitel 6.

Bei der Festlegung der Jahresziele sollte zunächst nur die Kanzleileitung einen Strategie-Workshop abhalten, in dem sie die 1-Jahres-Ziele entwickelt und schriftlich fixiert. Dazu legt sie eine Projektliste in Excel an und trägt zunächst ohne Priorisierung die Ziele einfach ein, die sie beispielsweise in einem Brainstorming ermittelt hat. Anschließend priorisiert sie alle Ziele und verteilt sie zeitlich über das Jahr. Nach dem Strategie-Workshop stellt sie in Teamgesprächen mit allen Mitarbeitern jedes Ziel vor, diskutiert es, legt einen Verantwortlichen in der Kanzlei und ein geplantes Erreichungsdatum fest.

Stehen alle Ziele ausformuliert in der Projektliste, können sowohl Kanzleileitung als auch Mitarbeiter jederzeit in dieser Liste nachschauen, welche Ziele als nächste erreicht werden sollen. Allein diese simple Projektliste bewirkt, dass die Ziele mit hoher Wahrscheinlichkeit rechtzeitig erreicht werden. Sollte es wider Erwarten zu Zielverfehlungen kommen, muss dies für den Verantwortlichen Konsequenzen haben, die vorab im Teamgespräch allen Mitarbeitern kommuniziert worden sind.[30]

Die 7 G des Lebens

Die Ziele, die Sie sich setzen, sollten nicht nur SMART sein, sondern ausgewogen die 7 G des Lebens abdecken.

Die 7 G des Lebens umfassen alle Lebensbereiche eines Menschen. Alles, was das Leben ausmacht, kann in diese sieben Bereiche eingeordnet werden. Das große Lebensziel eines jeden Menschen sollte es sein, die sieben Bereiche in Balance zu halten. Natürlich kann sich jeder Mensch andere Lebensziele setzen, jedoch wird er die Erfahrung machen, dass er ein schlechteres Leben führt, wenn es in einem oder mehreren der folgenden sieben Bereiche schlecht läuft:

 

1. Gesundheit (Fitness/Wellness):

Der Lebensbereich „Gesundheit“ umfasst das körperliche und seelische Wohlbefinden eines Menschen. Die sitzenden Tätigkeiten in der Steuerkanzlei ziehen z. B. oft Rückenprobleme nach sich. Ebenso können Kanzleileitung und Mitarbeiter aufgrund der Stressbelastung seelische Probleme bekommen, die es zu vermeiden gilt. Ohne eine gute Gesundheit kann man die anderen sechs Lebensbereiche überhaupt nicht in Balance halten. Eine gute Gesundheit ist das Wichtigste, was ein Mensch in seinem Leben haben kann. Um dies zu erreichen, plant man feste Zeiten für die Gesundheit im Wochenkalender ein: beispielsweise für kleine Spaziergänge vor oder nach der Arbeit, Yoga-Kurse, Fitnessstudio, Massagen, Beratung, Coaching etc. Diese Zeiten haben Vorrang vor allen anderen Terminen. Warum der ganze Aufwand? Wenn die Gesundheit der Kanzleileitung und Mitarbeiter sehr gut ist, reduzieren sich die Krankheitszeiten, das Team ist zufriedener und der Kanzleigewinn steigt. Die Gesundheitsförderung der Mitarbeiter ist übrigens ein hervorragendes Instrument zur Mitarbeiterbindung.[31]

„In der einen Hälfte des Lebens opfern wir unsere Gesundheit, um Geld zu erwerben. In der anderen Hälfte opfern wir Geld, um die Gesundheit wiederzuerlangen.“

Voltaire

2. Geheim (persönlich/privat):

[32]

3. Geschäft (Kanzlei/Beruf):

[33]

Hermann Scherer

Der Lebensbereich „Geld“ ist selbstverständlich wichtig, um das berufliche und private Leben zu finanzieren. Allerdings sollte es nicht das einzige Ziel sein. Es dürfen auch die anderen sechs Lebensbereiche nicht aus den Augen verloren werden, für die auch noch Zeit und Geld da sein sollte. Wenn Sie die meisten Erfolgsimpulse dieses Buches umgesetzt haben, werden sich das Vermögen der Kanzleileitung und der veräußerbare Kanzleiwert sicher vermehren.

5. Gesellschaft (Familie/Freunde)

 

Der Lebensbereich „Geil“ umfasst alles, was Spaß macht, die Hobbys und alle anderen Freizeitaktivitäten. Ohne Spaß und Hobbys ist das Leben trostlos und öde, man verliert schnell die Lust am Leben und die Leistungsfähigkeit nimmt ab. Um mehr Zeit für den Bereich „Geil“ zu haben, planen Sie sich feste Zeiten für die Freizeit im Wochenkalender ein. Diese Zeiten haben Vorrang vor der Kanzlei. Was haben Sie davon? Die Pflege der Hobbys und der Spaß in der Freizeit machen den Kopf frei und sind gut für die Seele des Menschen.[34]

7. Geist (Sinn/Berufung)

 

Auch hier ist eine Liste ratsam, in der alle sieben Lebensbereiche aufgelistet sind. Überlegen Sie sich genau, in welchem Bereich Sie etwas gegenüber der jetzigen Situation verbessern können. Allein dadurch, dass es diese Liste gibt und Sie sich mit allen Bereichen beschäftigen, werden Sie schon mehr Balance in ihre Lebensbereiche bekommen. Es müssen nicht viele Punkte auf der Liste stehen, allerdings sollten es für jeden Bereich mindestens zwei sein. Diese Punkte fließen in den Jahreszielplan ein und sollen dann umgesetzt werden.[35]

In meinem Videokurs „Kanzleioptimierungsprogramm (KOP)“ wird ein Schwerpunkt auf das Thema Ziele gelegt, da es so wichtig ist. Ohne Ziele kommen Sie nicht in die Umsetzung und das Projekt Kanzleioptimierung stockt.

Handlungsempfehlungen