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[4]Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print: ISBN 978-3-7910-4430-9 Bestell-Nr. 11514-0001
ePub: ISBN 978-3-7910-4431-6 Bestell-Nr. 11514-0100
ePDF: ISBN 978-3-7910-4432-3 Bestell-Nr. 11514-0150

Ulrich Reichle
Jahresplan Aufsichtsrat
1. Auflage, März 2019

© 2019 Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft · Steuern · Recht GmbH
www.schaeffer-poeschel.de
service@schaeffer-poeschel.de

Bildnachweis (Cover): shutterstock.com

Produktmanagement: Frank Katzenmayer
Lektorat: Adelheid Fleischer

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[25]Vorwort

Sehr geehrte Leserinnen und Leser,

eigentlich sollte ich den Auslösern der Finanzkrise, den Hintermännern von Bilanzskandalen sowie den Verursachern negativer Schlagzeilen über Banken meinen Dank sagen. Diese haben dazu beigetragen, dass der europäische und deutsche Gesetzgeber sowie die Bankaufsicht eine Vielzahl von Verordnungen, Gesetzen und Rundschreiben veröffentlicht haben, welche auch die Tätigkeit der Aufsichtsorgane von Banken und Sparkassen im Visier haben. Diese Vielfalt und Komplexität der Regelungen gaben den Ausschlag, dieses Buch zu schreiben.

Bitte sehen Sie es mir nach, wenn ich zur besseren Lesbarkeit vereinfachend vom »Aufsichtsrat« spreche. Die Inhalte sind für Aufsichtsräte von Genossenschaftsbanken und Aktiengesellschaften aber selbstverständlich auch für Verwaltungsräte von Sparkassen relevant. Der oftmals vom Gesetzgeber verwendete neutrale Oberbegriff »Aufsichtsorgan« schien mir nicht geeignet. Für manchen »Otto-Normal-Aufsichtsrat« klingt dieser Begriff schon zu akademisch und abschreckend. Auch die permanente Verwendung der Kombination »Aufsichts- oder Verwaltungsrat« fördert nicht gerade den Lesefluss und die Verständlichkeit einer ohnehin schwierigen Materie.

Tatsächlich möchte ich meinen Dank den engagierten und fachkundigen Aufsichtsratsmitgliedern der Volksbanken und Raiffeisenbanken aussprechen, mit denen ich in meinem bisherigen Berufsleben Kontakt haben durfte. Bei diesen Begegnungen habe ich immer wieder eine Begeisterung und einen Stolz gespürt, dass sie mit ihrer Tätigkeit zum Wohle der Bank und somit zum Wohle ihrer Heimat beitragen. Gleichzeitig war aber auch immer ein Kopfschütteln über die Vielzahl und Inhalte der immer neuen Regelungen vorhanden. Diese mögen für die großen und bedeutenden Banken (SI = significant Instituts) möglicherweise zu einer Qualitätsverbesserung in der Aufsichtsratsarbeit führen, bei den »nicht bedeutenden Institute« (LSI = less significant Instituts) mit ihrer regionalen Ausrichtung und dem einfachen Geschäftsmodell kann zurecht deren Sinnhaftigkeit hinterfragt werden.

Gehören Sie also zu der Gruppe der betroffenen Aufsichtsratsräte einer Genossenschaftsbank, Sparkasse, Privat- oder Kreditbank, welche die steigenden Anforderungen an die Überwachungstätigkeit in den letzten Jahren zumindest teilweise mit Kopfschütteln und Verwunderung verfolgt haben, dann kann ich sie gut verstehen.

Nach dem Lesen dieses Buches werden die Anforderungen noch unvermindert bestehen, aber Sie kennen dann Möglichkeiten, diese praxisnah und proportional umzu[26]setzen. Aus meinen Projekten mit Aufsichtsräten ist die Idee zu diesem Buch entstanden. »Wie soll die Befassung des Aufsichtsrats mit dem Rechnungslegungsprozess bei unserer Bankgröße aussehen? Der Jahresabschluss wird doch vom Genossenschaftsverband geprüft?« oder »Warum soll ich mich als Aufsichtsrat jährlich mit dem Vergütungssystem beschäftigen, da hat sich in den letzten fünf Jahren nichts geändert!«. So oder so ähnlich lauten die Fragen und Aussagen, welche ich von Aufsichtsratsmitgliedern hörte. Gemeinsam mit den Aufsichtsräten und Vorständen wurden praxistaugliche Lösungen erarbeitet, welche ich hier wiedergeben möchte.

Eine dieser Lösungen ist beispielsweise ein mehrjähriger Überwachungsplan für den Aufsichtsrat. Warum soll nicht auch ein Aufsichtsrat, ähnlich wie der Abschlussprüfer oder die Interne Revision, ausgewählte Überwachungsaufgaben in einem mehrjährigen Turnus mit unterschiedlichen Intensitäten ausüben?

Dabei ist das Buch nicht nur an die Aufsichtsräte gerichtet. Die Aufsichtsräte verlassen sich in erster Linie darauf, dass der Vorstand die erforderlichen Informationen und Berichte mit dem notwendigen Inhalt vorlegt und die erforderlichen Beschlussfassungen im Aufsichtsrat herbeiführt. Daher ist das Buch auch an die Vorstandsmitglieder, die Aufsichtsratsbüros, Assistenzen und Sekretariate gerichtet, welche sich mit der Organisation der Aufsichtsratsarbeit in den jeweiligen Banken beschäftigen.

Zuletzt ist das Buch an meine Berufskollegen, die Wirtschaftsprüfer, gerichtet, welche sich als Abschlussprüfer einer Bank mit der Aufgabenerfüllung des Aufsichtsrats beschäftigen müssen. Ihre Prüfungsfeststellungen, die persönlichen Gespräche mit dem Aufsichtsrat und die Aussagen in den Prüfungsberichten sind oftmals das einzige Feedback, welches der Aufsichtsrat erhält. Ihnen soll dieses Buch dazu dienen, eine unverändert hohe Prüfungsqualität bei der Beurteilung der Aufsichtsratstätigkeit zu gewährleisten.

Vermutlich betrete ich mit diesem Buch ein Stück weit Neuland. An der einen oder anderen Stelle werden Sie als Praktiker womöglich denken, das machen wir doch besser und noch praxisnäher!

Ich hoffe es zwar nicht, aber es ist in dem Regulierungsdschungel durchaus denkbar, dass ich eine Vorschrift im dritten Spiegelstrich des zweiten Absatzes eines Paragrafen übersehen habe. Als Wirtschaftsprüfer kann ich ihnen berufsüblich keine absolute Sicherheit geben, dass ich alle Regelungen erwischt habe, aber mit hinreichender Sicherheit ist dieses Buch frei von wesentlichen Fehlern.

[27]Wenn Sie aus Ihrer Tätigkeit heraus Anregungen zu den behandelten Themen oder weitere Aufgaben identifiziert haben, freue ich mich über eine Nachricht oder ihr Feedback.

Bretten, den 30. November 2018

Ulrich Reichle

[29]Aufbau des Praxishandbuches

Aufsichtsräte von Banken sind in einer hochgradig regulierten Branche tätig. Neben den gesellschaftsrechtlichen Pflichten aus dem Genossenschaftsgesetz, den Sparkassengesetzen der Länder oder dem Aktiengesetz hat der Aufsichtsrat branchenspezifische Pflichten für Kreditinstitute aus dem Kreditwesengesetz und ergänzenden bankaufsichtsrechtlichen Veröffentlichungen zu beachten.

Darüber hinaus werden Banken unabhängig von ihrer Bilanzsumme oder Mitarbeiteranzahl handelsrechtlich als große Kapitalgesellschaften behandelt, wodurch der Aufsichtsrat weitere Pflichten im Rahmen der Rechnungslegung und in der Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer wahrzunehmen hat. In den Satzungen der Banken und den Geschäftsordnungen für den Aufsichtsrat werden diese Aufgaben weiter konkretisiert.

Dieser »Jahresplan Aufsichtsrat« beinhaltet eine Übersicht, wie die Erfüllung der Aufgaben des Aufsichtsrates erfolgen kann.

Er ist für Banken gedacht, die keine bedeutenden Institute im Sinne von § 25d Abs. 3 Satz 8 KWG sind. Aufgrund der Größe, der internen Organisation und der Art, des Umfangs, der Komplexität und dem Risikogehalt der Geschäfte der Bank sind bei diesen – vorbehaltlich der eigenen Einschätzung – vom Aufsichtsrat keine Ausschüsse gemäß § 25d KWG einzurichten.

Aus den Anforderungen der Praxis heraus, haben diese Banken oftmals einen Kredit-, Risiko-, Prüfungs-, Personal-/Präsidial- oder Bauausschuss eingerichtet oder auf Ausschüsse gänzlich verzichtet, da das Gremium insgesamt beispielsweise nur über sechs Aufsichtsräte verfügt.

Dies sind auch die Banken, die bei der Institutsvergütungsverordnung den Abschnitt 3 mit den besonderen Anforderungen an bedeutende Institute nicht zu berücksichtigen brauchen. Nicht zuletzt ist bei diesen Banken mangels Tochtergesellschaften kein konzernweites Risikomanagement notwendig, kein Konzernabschluss aufzustellen. Sie bilanzieren nach den Regelungen des deutschen Handelsgesetzbuches (und nicht nach IFRS) und werden gemeinsam von der BaFin und der Deutschen Bundesbank beaufsichtigt. Stückzahlmäßig ist das die Mehrzahl der deutschen Banken und Sparkassen.

In diesem Jahresplan sind die Aufgaben des Aufsichtsrats aus den rechtlich relevanten Grundlagen dargestellt. Innerhalb der Gesetze, Verordnungen oder anderen Unterlagen sind die Aufgaben entsprechend den Paragrafen aufsteigend behandelt. Es wurden [30]hierbei »nur« Regelungen aufgegriffen, welche im Rahmen der Aufsichtsratssitzungen zu behandeln sind. Anforderungen an die Durchführung der jährlichen General- oder Vertreterversammlung oder Anzeigepflichten zum Beginn oder zur Beendigung der Aufsichtsratstätigkeit sind beispielsweise nicht enthalten.

Teil A: Allgemeiner Teil für alle Banken

Diese branchenspezifischen Regelungen sind für Genossenschaftsbanken, Sparkassen sowie Privat- und Kreditbanken relevant:

Sonderteil B: Gesellschaftsrechtliche Regelungen für Genossenschaftsbanken

In diesem Teil werden die Anforderungen an die Aufsichtsräte von Genossenschaftsbanken dargestellt. Die Volksbanken und Raiffeisenbanken bilden stückzahlmäßig die größte Bankengruppe in Deutschland. Die darin enthaltenen Pflichten finden sich in ähnlicher Form auch in den verschiedenen Sparkassengesetzen der einzelnen Länder wieder. Verwaltungsräte von Sparkassen werden feststellen, dass das zu bewältigende Aufgabenbündel bei der Sparkasse, demjenigen des Aufsichtsratskollegen bei der örtlichen Genossenschaftsbank sehr ähnelt.

Bei den Regelungen in der Satzung und den Geschäftsordnungen wurden die Muster des Bundesverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken e. V., Berlin zugrunde gelegt. Ich danke dem BVR für seine Unterstützung zu diesem Buch.

Sonderteil C: Konkretisierung der allgemeinen Überwachungspflicht für Genossenschaftsbanken

In einem weiteren Abschnitt erfolgt zur Abrundung der Aufsichtsratsaufgaben, eine Konkretisierung der allgemeinen Überwachungspflicht. Bei diesem Abschnitt werden vermutlich einige Leser denken, dass dies die eigentlichen und originären Aufgaben des Aufsichtsrats sind. Die gesellschaftsrechtlichen Regelungen und diese Aufgaben haben auch lange Jahre – vor den Bilanzskandalen und der Finanzkrise – die Tätigkeit eines [31]Aufsichtsrats von Banken bestimmt. Neben Pflichtthemen sind hier auch Sachverhalte enthalten, die ich in der Praxis als Teil der Aufsichtsratstätigkeit erfahren habe.

Teil D: Arbeitshilfen und Praxistipps für Aufsichtsräte von Banken und Sparkassen

Zu guter Letzt sind im Teil D Arbeitshilfen und Tipps für die Aufsichtsratsarbeit enthalten. Übersichten zu einzelnen Fachthemen, Musterbeschlüsse, eine Muster-Geschäftsordnung für Ausschüsse oder die Vorgehensweise für die Einführung eines mehrjährigen Überwachungsplanes sind beispielhaft zu nennen.

Mit Hilfe einer Excel-Tabelle, welche die Aufgaben des Aufsichtsrats enthält, können Sie die Sitzungsplanung vornehmen. Gleichzeitig sehen Sie, welche Aufgaben noch offen sind.

[33]Zur Arbeit mit diesem Buch

Den Hauptteil dieses Buches bilden die Aufsichtsratsaufgaben für alle Banken und Sparkassen. Dieser wird ergänzt mit dem Sonderteil B und C für Genossenschaftsbanken. Arbeitshilfen und Praxistipps runden im Teil D das Gesamtwerk ab.

Beschreibung der Aufgaben für den Aufsichtsrat in den Teilen A bis C

Die Beschreibung der einzelnen Aufgaben ist wie folgt aufgebaut:

Jede einzelne dieser Aufgaben wird sich wohl in einer Kommentierung mehr oder weniger ausführlich wiederfinden. Ziel dieses Buches ist keine weitere Kommentierung, sondern eine Hilfe für die Vorbereitung und Durchführung der Aufsichtsratssitzungen.

Die Ausführungen sollen den Aufsichtsräten, Vorstandsmitgliedern oder beauftragten Personen die notwendigen Stichworte zu der jeweiligen Aufgabe liefern. Diese reichen in den allermeisten Fällen bereits aus, um die Aufsichtsratssitzungen mit der erforderlichen Sachkunde abzuhalten. Der Vorstand kann die Sitzungsvorbereitung anhand der Ausführungen planen, die Aufsichtsratsmitglieder können sich kurz einlesen, was bei den einzelnen Tagesordnungspunkten ansteht.

Hinweise zu »Rechtliche Rahmenbedingungen«

Die »Rechtlichen Rahmenbedingungen« beinhalten die Grundlagen aus den jeweiligen Gesetzen, Verordnungen oder weiteren Unterlagen.

Diese Grundlagen können für den Aufbau dieses Buches in drei Kategorien eingeteilt werden:

Teilweise sind in den rechtlichen Rahmenbedingungen mehrere Aufgaben in einem Paragrafen oder Absatz zusammengefasst. Zur Verbesserung des Verständnisses wurden in diesen Fällen die maßgeblichen Worte oder Satzteile mit Fettdruck markiert. In den jeweiligen Gesetzen, Verordnungen und anderen Grundlagen ist dieser Fettdruck nicht vorhanden.

Hinweise zu »Erläuterungen«

Die Erläuterungen enthalten übersichtlich gehaltene Hinweise. Diese geben Aufschluss über den Hintergrund der jeweiligen Aufgabe oder Knackpunkte, die in einer solchen Aufgabe liegen können. Es sind Querverweise zu weiteren Aufgaben enthalten und mögliche Fragestellungen für die Diskussionen im Gremium oder mit dem Vorstand.

Soweit es sich um Doppelnennungen von Aufgaben oder übergeordnete Aufgaben handelt, sind in den Erläuterungen die Querverweise zu den Stellen enthalten, in denen die konkreten Aufgaben behandelt werden.

Bei den konkreten Aufgaben ist in den Erläuterungen eine Tabelle enthalten, welche die Organisation der Aufgabe im Überblick darstellt.

Abbildung
[35]Abbildung

Abb. 0.1: Mustertabelle für eine Aufgabe des Aufsichtsrats im Überblick

In der Zeile »Turnus« ist bei der jeweiligen Aufgabe eine der drei nachfolgenden Alternativen angekreuzt.

Hierbei wurde der maximal mögliche Turnus für die Vorlage von Unterlagen verwendet. Das heißt, dass beispielsweise Risikoberichte nicht monatlich sondern jeweils zum Quartalsende dem Aufsichtsrat vorgelegt werden.

Die Zeile »Befassung durch den Aufsichtsrat« enthält die Angabe, ob die Behandlung in einer Aufsichtsratssitzung »nur« der Information oder Erörterung dient oder ob eine Beschlussfassung erforderlich ist.

In der Zeile »Zuständigkeit innerhalb des Aufsichtsrats« sind neben dem Aufsichtsrat die nachfolgenden fünf gängigen Ausschüsse und eine Leerzeile vorgesehen.

Die Leerzeile können Sie noch mit einem Ausschuss befüllen, den es in ihrer Bank zusätzlich gibt und der in den fünf aufgelisteten nicht enthalten ist.

[36]In Ihrem persönlichen Buchexemplar können Sie die festgelegte Zuständigkeit in Ihrem Aufsichtsrat entsprechend den Regelungen ankreuzen.

In der Zeile »Bemerkungen« können sie in ihrem persönlichen Buchexemplar Notizen anbringen, die für die Erledigung der Aufgabe wichtig sind. Die Zeile Bemerkungen enthält teilweise auch Hinweise zu den Unterlagen, die für diesen Tagesordnungspunkt regelmäßig zu verwenden sind.

Hinweise zu Protokollierung (Musterformulierung)

Für die Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen sollen den Aufsichtsratsmitgliedern die Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten rechtzeitig vorab bereitgestellt werden. PowerPoint-Präsentationen, Risikoberichte, Beschlussvorlagen, etc. werden hierfür regelmäßig verwendet. Im Rahmen der Protokollierung kann auf diese verwiesen werden und die Unterlagen als Teil des Protokolls verwendet werden.

Soweit nachstehend bei einzelnen Aufgaben Musterformulierungen für die Protokollierung der Aufsichtsratssitzungen enthalten sind, sind diese nur als unverbindlicher Vorschlag zu verstehen. Die Protokollierung des Tagesordnungspunktes hat den tatsächlichen Verlauf zutreffend wiederzugeben.

Sie können auch ihre bisherige Vorgehensweise für die Protokollierung beibehalten und die Musterformulierungen nur zur Überprüfung und Weiterentwicklung verwenden.

[37]Teil A:
Allgemeiner Teil für alle Banken und Sparkassen